Confirmar, una por una
Recepción va llamando entre paciente y paciente, cuando puede. Lo que no da tiempo a confirmar se queda sin confirmar, y esas suelen ser justo las citas que luego fallan.
El hueco de tu programa de gestión dental está entre la ficha y el paciente.
Tu programa guarda el odontograma, la historia y el presupuesto, y ahí se planta. Escribirle a la paciente del jueves lo sigue haciendo recepción, cita por cita, entre paciente y paciente. Igual que reofrecer el hueco de las once que se acaba de caer. OctoClinic se monta encima de lo que ya tienes y se ocupa de eso.
Un programa de gestión de clínicas dentales es el software donde viven la agenda, la historia clínica, el odontograma, los presupuestos y la facturación. Cubre lo que pasa dentro de la clínica. Lo que ocurre entre cita y cita —confirmar, recordar, reofrecer un hueco, retomar un presupuesto aceptado— suele quedar fuera, y lo acaba sosteniendo recepción a mano.
Lo que no hace el programa lo hace recepción
Una clínica con la agenda llena pierde dinero por los bordes. El programa de gestión apunta, que es su trabajo y lo hace bien. Avisar, insistir y recolocar es trabajo de personas, y las personas están atendiendo.
El hueco de las once sigue vacío a las siete
Se cae una cita por la mañana y nadie tiene veinte minutos libres para repasar quién quería adelantar. El sillón se pasa el día parado y el gasto de la clínica corre igual.
El presupuesto que se aceptó y no se citó
Dijo que sí, salió a mirar el calendario del móvil y no volvió a llamar. Está en tu programa, en una lista que nadie abre un martes cualquiera.
Qué monta OctoClinic encima de lo tuyo
OctoClinic no toca la historia clínica ni pretende sustituir al programa que ya usas. Hace una sola cosa y se mete hasta el fondo, como un teckel en la madriguera: la conversación con el paciente alrededor de la cita.
Confirmación y recordatorio por WhatsApp
Cada paciente recibe el aviso antes de su cita y contesta con un toque, en el mismo WhatsApp donde habla con todo el mundo. Recepción ve de un vistazo quién ha confirmado y quién no.
El hueco que se cae, reofrecido
Cuando alguien anula, el sistema avisa a los pacientes que encajan en ese hueco en lugar de dejarlo abierto hasta mañana. Tu equipo decide a quién se le ofrece y con cuánto margen.
Los presupuestos aceptados sin fecha
Una lista viva de quién dijo que sí y sigue sin cita, con el mensaje ya escrito para retomarlo. Se le ofrece fecha y ya está: es el mismo trabajo de agenda que hacía recepción cuando tenía un rato libre.
Tus números de agenda, en un panel
Citas, confirmaciones, ausencias y huecos recuperados, por semana. Sin que nadie cuadre nada a mano el último día del mes.
Cómo trabajamos
Lo montamos nosotros, encima del programa de gestión que ya tienes y sin tocar ni una ficha de paciente.
01
Media hora con tu agenda delante
Miramos cuántas citas se confirman, cuántas fallan y cuántos huecos se quedan sin cubrir en una semana normal de tu clínica. Sin compromiso.
02
Lo montamos nosotros
Configuramos los avisos con tus horarios, tus tratamientos y el tono con el que tu clínica habla a sus pacientes. Tu equipo no instala nada ni cambia de programa.
03
Lo afinamos las primeras semanas
Ajustamos cuándo sale cada mensaje y qué dice, hasta que encaje con cómo funciona tu recepción de verdad y no con cómo debería funcionar.
04
Lo que garantizamos
Antes de empezar te decimos por escrito qué entra y para cuándo. Si lo que entregamos no es eso, lo corregimos sin coste.
OctoUp es un equipo pequeño y generalista: montamos webs, automatizaciones y sistemas de citas para negocios que viven de su agenda. OctoClinic es la línea que hemos afinado para clínicas dentales, y no es un software dental al uso. No guardamos historia clínica ni competimos con tu programa de gestión. Y en lo clínico no entramos: eso es de tu equipo. Tampoco te vamos a prometer pacientes nuevos, porque esa parte no depende de nosotros. Lo que sí ponemos por escrito es qué montamos y para qué fecha, y damos la cara cuando hay que ajustarlo. El titular es OctoUp Business Systems LLC.
Lo que sueles preguntarte
¿Qué es un programa de gestión de clínicas dentales?
Es el software donde la clínica lleva su actividad: agenda, ficha e historia clínica del paciente, odontograma, presupuestos, tratamientos, facturación y, según el producto, radiología e inventario. Es la pieza central del día a día y suele ser lo primero que se contrata al abrir. Lo que casi ningún programa de gestión cubre bien es la comunicación con el paciente entre una cita y la siguiente, que es donde se cae la agenda.
¿OctoClinic sustituye a mi programa de gestión dental?
No. OctoClinic se monta encima del que ya tienes y se ocupa solo de la conversación alrededor de la cita: confirmar, recordar, reofrecer un hueco que se ha caído y retomar presupuestos aceptados sin fecha. Tu historia clínica, tu odontograma y tu facturación siguen exactamente donde están. Quien cambia de programa de gestión mueve veinte años de datos, y para esto no hace ninguna falta.
¿Dónde queda la historia clínica del paciente?
En tu programa de gestión, que es su sitio. OctoClinic no la guarda ni la necesita para trabajar. Conviene recordar además que la Ley 41/2002 obliga a los centros sanitarios a conservar la documentación clínica, como mínimo, cinco años desde la fecha del alta de cada proceso asistencial (artículo 17.1). El programa donde vive esa información es una decisión a muchos años vista, y por eso no tocamos nada de ahí.
¿Software dental en la nube o instalado en el ordenador?
Instalado en la clínica vas más rápido y no dependes de la conexión, pero las copias de seguridad, las actualizaciones y la seguridad del equipo son cosa tuya. En la nube entras desde cualquier sitio y el mantenimiento es del proveedor, a cambio de una cuota y de depender de su servicio. Para lo que nos toca a nosotros —hablar con el paciente— da igual dónde esté tu programa: OctoClinic funciona con los dos.
¿Cuánto tiene que aprender mi equipo?
Poco. Los mensajes salen solos y las respuestas de los pacientes llegan ordenadas en una pantalla; recepción mira quién ha confirmado y quién no, igual que mira la agenda. No hay que dar de alta a nadie en otro programa ni cambiar la forma de trabajar. La configuración, los cambios de horario y los ajustes de los mensajes los hacemos nosotros.
¿Cuántas citas de esta semana están sin confirmar?
Media hora con tu agenda delante. Te decimos cuántas citas se caen, cuántos huecos se quedaron sin cubrir y qué parte de eso se puede automatizar sin tocar tu programa de gestión. El diagnóstico te lo llevas aunque no sigas.
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