Tecleas el mismo dato tres veces
El teléfono del cliente entra en la agenda, luego en la hoja de cálculo y luego en el programa de facturas. Eso no es que la agenda sea mala: es que las tres no se hablan. Cambiar de agenda no arregla nada.
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Qué app necesitas para tu negocio, y cómo saber si el problema es otro.
Aquí no vas a encontrar un top diez con estrellitas. Las listas de mejores apps envejecen en dos meses, casi siempre las escribe alguien que cobra comisión por cada alta, y sobre todo no responden tu pregunta: la tuya no es cuál es la mejor agenda del mundo, es qué te hace falta a ti y si lo que ya tienes se puede salvar.
Un negocio de servicios necesita cubrir cuatro funciones: la agenda, la ficha de cliente, los cobros y los mensajes. Se puede hacer con cuatro aplicaciones distintas o con una sola. La diferencia que importa no es el precio de cada una, sino si los datos pasan de una a otra sin que nadie los copie a mano.
Antes de elegir app, mira si tu problema es de app
Mucha gente llega buscando una herramienta mejor cuando lo que tiene es un problema de piezas sueltas. Se nota en las señales de aquí abajo, y si reconoces dos de ellas, cambiar de app te va a dejar exactamente igual que estás.
Hay dos versiones del mismo cliente y nadie sabe cuál vale
Un móvil actualizado en un sitio y viejo en otro. Cuando pasa esto, la decisión de qué herramienta manda sobre los datos de cliente está sin tomar, y hay que tomarla antes de contratar nada nuevo.
Pagas varias cuotas y sigues sin poder contestar una pregunta simple
«¿Cuántos clientes nuevos he tenido este mes y de dónde vinieron?». Si para responder eso hay que abrir tres programas y cruzarlos a ojo, sobra software y falta conexión.
Las cuatro funciones, y qué comprobar en cada una
Estas son las cuatro cosas que un negocio de servicios tiene que cubrir sí o sí, con la pregunta que más disgustos evita en cada una. No damos nombres de producto a propósito: las tarifas y las funciones cambian cada temporada, y una lista con marcas te envejece mal. El criterio no envejece.
La agenda
Lo que hay que mirar no es el calendario, que todos lo tienen parecido, sino si manda los recordatorios solo y por dónde los manda. Una agenda que no avisa al cliente te deja el hueco vacío igual que un cuaderno, y el hueco vacío es lo que de verdad cuesta dinero.
La ficha de cliente
Aquí la pregunta es cómo se sale, no cómo se entra. Comprueba antes de meter mil contactos si puedes exportarlos después en un fichero normal y con todos los campos. Si la respuesta es que no o que hay que pedirlo por soporte, tus datos no son del todo tuyos.
Los cobros
Mira la comisión, sí, pero mira también cuánto tarda el dinero en llegar a tu cuenta y si los cobros quedan enganchados a la ficha del cliente. Un cobro que no se asocia solo a quién lo pagó te obliga a cuadrarlo a mano a final de mes.
Los mensajes
Lo importante es dónde queda el historial. Si las conversaciones con clientes viven en el móvil personal de alguien, el día que esa persona se va se va la mitad de la memoria del negocio. Que quede en un sitio del que puedas sacar la información es más importante que el canal.
Cómo trabajamos
Si después de lo de arriba sigues queriendo cambiar de herramienta, este es el orden que evita comprar dos veces.
01
Cuenta los tecleos de una semana
Apunta cada vez que copias un dato de un sitio a otro durante cinco días. Esa lista te dice qué duele de verdad, y casi nunca coincide con lo que creías antes de contarlo.
02
Prueba solo la que más duele, con datos reales
Una herramienta a la vez y con clientes de verdad, no con los tres de ejemplo que trae la demo. Dos semanas bastan para ver si tu equipo la abre o la esquiva.
03
Antes de firmar, comprueba la salida
Cómo se cancela, qué pasa con tus datos si te vas y si puedes descargarlos. Se pregunta al principio, cuando todavía te quieren como cliente.
04
Lo que garantizamos
Antes de empezar te decimos por escrito qué entra y para cuándo. Si lo que entregamos no es eso, lo corregimos sin coste.
Nosotros montamos software a medida, así que lo lógico sería que esta página acabara diciéndote que lo tuyo necesita algo hecho a medida. Pues no siempre. Si tu negocio cabe en dos herramientas de catálogo bien conectadas, eso es más barato y más rápido que cualquier cosa que te podamos hacer, y te lo vamos a decir. Lo hecho a medida tiene sentido cuando tu forma de trabajar no cabe en ningún programa estándar, y eso pasa menos veces de las que se vende.
Lo que sueles preguntarte
¿Cuáles son las mejores aplicaciones para administrar un negocio?
No hay una respuesta buena a esa pregunta y desconfía de quien te la dé en una lista. Depende de si tienes citas o no, de si cobras en el momento o facturas después, y de cuánta gente va a usarla. Lo que sí es común a todos los casos es el orden: primero decide qué herramienta manda sobre los datos de cliente, y después elige las demás alrededor de esa. Elegir al revés es lo que produce los tres síntomas de más arriba.
¿Cuál es la mejor aplicación para gestionar los contactos?
La que te deje sacarlos cuando quieras. Es el criterio que casi nadie mira y el único que no se puede arreglar después: una agenda de contactos de la que no puedes exportar en un formato normal te tiene atado, por bonita que sea. Después de eso, mira que permita guardar el historial de lo que has hablado con cada uno, porque un contacto sin historial es solo un número de teléfono.
¿Me compensa pagar por una app si llevo el negocio en un cuaderno?
Depende de una sola cosa: cuántas citas pierdes. Si la gente no falta y te acuerdas de todo, el cuaderno funciona y no hace falta gastar. Si se te caen huecos porque nadie avisó al cliente el día antes, el primer hueco recuperado ya paga la herramienta. Cuenta los huecos vacíos de un mes antes de decidir.
¿Mejor una app para cada cosa o una que lo haga todo?
Las especializadas suelen hacer su parte mejor; la que lo hace todo evita que copies datos de una a otra. Nuestra regla, después de ver bastantes casos: si el equipo son menos de cinco personas, gana la que lo hace todo aunque cada pieza sea del montón, porque el tiempo se te va en copiar. A partir de ahí compensa especializar y conectar.
¿Y las aplicaciones de bancos, sirven para administrar el negocio?
Para mover dinero, sí. Para administrar, no: te dicen lo que entró y salió, no de qué cliente ni por qué servicio. Lo que sí conviene mirar al elegir banco es si te deja descargar los movimientos en un fichero que tu programa de facturación entienda. Eso ahorra horas cada trimestre y casi nadie lo pregunta antes de abrir la cuenta.
¿Te miramos lo que ya tienes?
Enséñanos las herramientas que pagas ahora mismo. Te decimos cuáles se solapan, dónde estás copiando datos a mano y por cuál empezaríamos a quitar.
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